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Aufgaben-Status einrichten ​

Jede Aufgabe durchläuft feste Status-Stufen – von „Neu Anfrage" bis „Vermietet". Welche Stufen es gibt und wie sie heißen, legst du zentral in den Einstellungen fest. Das machst du in der Regel einmal.

Wo du das einstellst ​

Öffne die Einstellungen und bleib im Reiter Basis. Dort findest du die Liste Aufgaben Status.

Aufgaben-Status in den Einstellungen

Wie eine Status-Stufe aufgebaut ist ​

Jede Stufe besteht aus zwei Angaben:

  • Wert – der interne Name, zum Beispiel task.new. Diesen Wert siehst du im Alltag nicht; er sorgt dafür, dass das System die Stufe eindeutig zuordnen kann.
  • Aufgaben Name – der Text, den du überall in der Oberfläche liest, zum Beispiel „Neu Anfrage".

Die eingerichteten Stufen im Überblick ​

Standardmäßig sind diese Stufen hinterlegt – sie bilden den kompletten Weg einer Anfrage von der ersten Meldung bis zum unterschriebenen Vertrag ab:

  1. Neu Anfrage
  2. Rückruf gewünscht
  3. Rückruf gewünscht/nicht erreicht
  4. Gespräch geführt
  5. Infos versenden (Grundrisse)
  6. Angebot gesendet (DSE, BV, Selbstauskunft)
  7. Nachfassen (Unterlagen angekommen?)
  8. Besichtigung vereinbaren
  9. Besichtigungstermin vereinbart
  10. Besichtigung stattgefunden
  11. Nachfassen nach Termin
  12. Bonitätsunterlagen anfordern
  13. Unterlagen erhalten / In Prüfung
  14. Angebot angenommen / Genehmigt
  15. Mietvertrag versendet
  16. Nach Fristablauf Mietvertrag nachhaken
  17. Mietvertrag zurückgekommen
  18. Vermietet

Dazu kommen zwei Stufen für Sonderfälle: Warteliste (die Anfrage ruht vorerst) und Absage / Storniert (die Anfrage wird nicht weiterverfolgt).

Diese Liste kannst du an euren Ablauf anpassen – Stufen umbenennen, ergänzen oder entfernen.

Stufen ändern, ergänzen oder entfernen ​

  • Mit dem grünen Plus fügst du eine neue Stufe hinzu.
  • Mit dem roten Minus entfernst du eine Stufe.
  • Den Aufgaben Name kannst du jederzeit anpassen, wenn dir eine andere Bezeichnung lieber ist.

Vorsicht beim Wert

Ändere den Wert einer bestehenden Stufe nur, wenn du genau weißt, was du tust. Diese Werte werden von den Automatik-Regeln genutzt. Wenn du einen Wert änderst, greifen Regeln, die sich auf diese Stufe beziehen, möglicherweise nicht mehr. Den angezeigten Aufgaben Name kannst du dagegen gefahrlos ändern.

Zum Sichern klickst du oben auf Speichern & Schließen.